На выставку за 3 недели! Успеем все!

13.05.2005

Вы иногда посещаете выставки? Познакомились там с интересными товарами и услугами и возможно заключили контракт? Решили сами использовать возможности региональной или отраслевой выставки чтобы себя показать да на людей посмотреть? Тогда предлагаемый материал будет как нельзя кстати.

          В свое время мне довелось готовить несколько выставок для строительной организации. Организация участвовала в выставке впервые и практического опыта ни у кого не было. В этой статье я постараюсь обратить внимание на типовые ошибки и ключевые моменты успешного участия в выставке.

          Итак,  с чего начать? С подготовки! Это самое важное и основное. Ошибочно думать, что можно подготовится к выставке за неделю или даже месяц.

Теперь к делу!, дата выставки известна. В промежутках между текущей работой нужно умудрится сделать все необходимое, чтобы выставка прошла на уровне и принесла компании новые знакомства и контракты.

С чего начать?

 

1. Назначьте руководителя выставки. Это не должен быть руководитель компании или другое очень занятое и ответственное лицо. Подойдет инициативный сотрудник из отдела маркетинга. Подготовка к выставке будет занимать много времени, не стоит добавлять новые обязанности и без того занятому сотруднику.
2. Оформите документы. Заключите договор с выставочным центром и оплатите оргвзнос. Для начала берите небольшую площадь стенда – 2 или 4 квадратных метра. Обязательно оплачивайте банкетный билет. Выставка без банкета – это можно на выставку совсем не ездить.

 

Второе, о чем стоит поволноваться – это раздаточный материал и оформление стенда. Здесь стоит придерживаться простого правила – чем проще тем, лучше.

Типичные ошибки оформления стенда:

 - Слишком много подробностей. Не надо делать 8 плакатов с подробным технически описанием товара. Посетитель выставки находится на расстоянии минимум 2,5 метра от вашего плаката. Максимум он задержится у стенда на 3-6 секунд. Этого времени хватит только чтобы прочитать 4-5 слов, так пусть это будет название вашей фирмы и основной вид деятельности.

- плохое качество плакатов. Нет ничего более отталкивающего, чем плакаты, склеенные скотчем из листов А4. Сюда же относится печать на школьных ватманах

- отсутствие хоть вообще всякого оформления. Белые больничные стены стендов выглядят удручающе.

- захламление подходов к стенду, отсутствие стульев, неопрятный стол. Посетитель, остановившийся возле стенда не должен спотыкаться об коробки, смотреть на груды верхней одежды и свертки бутербродов с колбасой. Еще хуже, когда на столах так много всякого материала, что стендист вынужден ютиться в темном углу, чуть ли не выпрыгивая из-за товара.

О том, как правильно оформить стенд речь пойдет чуть позже.

Теперь обратимся к не менее важной составляющей успешной работы на выставке – персоналу. Хорошо подготовленный персонал сможет спасти плохо оформленный стенд, а вот наоборот – вряд ли.

Выставка – в первую очередь это возможность личного контакта с большим количеством потенциальных клиентов. Чем больше людей поймет – что вы тот специалист, который им нужен, тем больше звонков и заказов примет ваш офис.

Типичные ошибки, которые допускает персонал на выставке.

1. Думать, что на выставке вас ждут с распростертыми объятиями. Выставка – ярмарка тщеславия, за внимание посетителей выставки будут бороться 80-150 компаний. Вам придется очень  сильно стараться, чтобы привлечь хоть чье-то внимание.
2. Не знать чем занимается компания. В лексиконе стендиста не должно быть фраз «не знаю». Допустима фраза «Сейчас другой специалист ответит на ваш вопрос»
3. Скучать, иметь унылый или усталый вид. Помните, работа на выставке – для энергичных и общительных людей. Не посылайте случайных людей на выставку, у которых «не горит глаз».
4. Нет еде и напиткам на стенде! Не надо кушать на стенде, даже если вам кажется, что вокруг никого нет. Кто ж подойдет к стенду, на котором жуют или пахнет колбасой. Русский человек решит не беспокоить вас и пройдет мимо. Проголодались? Отойдите в кафе пообедать.
5. Стендисты не должны сидеть  - они только стоят, общаться между собой, разговаривать по мобильному телефону, поворачиваться спиной к посетителям.

 

С ошибками вроде разобрались. А что же надо делать?

Просто и красиво оформляем стенд:

- идеальный вариант – баннер 2х2 метра с логотипом и названием вашей компании. Не забудьте заказать пробивку люверсов – это маленькие железные колечки, за которые баннер можно повесить где угодно. Стоимость баннера – около 800 рублей;

- покупаем цветную тканную скатерть. Пластиковые столы, которые часто предоставляют организаторы выставки необходимо прикрыть чем-то приличным. Обычная скатерть 150 рублей, с фирменным логотипом – 1500 рублей

- прячем под стол со скатертью все коробки и лишние вещи.

- если есть время – закажите разборную стойку для презентационных материалов. Важно! Стойку легко должен переносить 1 человек и она должна помещаться в легковую машину. Цена – 4000-8000 рублей.

 

Теперь презентационные материалы.

 - много простых не ламинированных визиток. На визитках часто нужно написать. Для выставок отлично подойдут визитки из гладкого картона – их цена около 1 рубля/шт, закажите 2000 штук, на три выставки точно хватит.

- Подробные информационные материалы. Выставка – единственное место, где буклет с техническими подробностями – то что нужно. У вас обязательно должны быть материалы со всеми выкладками, преимуществами, обоснованиями и прайс-листами. Выставки часто посещают специалисты, будет обидно не дать в руки человеку информацию, которую тот способен оценить. Так что долой листовки с логотипом и телефоном, готовьте подробную информацию. Листовки и буклеты легко можно напечатать на цветной бумаге. Пачка из 500 листов стоит 200 рублей, не забудьте только заправить принтер, белые полосы на листовках недопустимы.

- пакеты! Пакет с ручками – секретное оружие номер 1. На выставке все дают так много всяких материалов «почитать», что бедный посетитель уже не знает куда деть все эти буклеты, листовки, визитки.. все так и норовит вывалиться на пол. Удобный и вместительный пакет с ручками – будь он бумажным или полиэтиленовым, благодарный посетитель выставки сохранит надолго. Бумажные пакеты – от 18 рублей/шт, полиэтилен (печатают только большими тиражами) – 3-5 рублей/шт.

 

На ура так же разбирают образцы продукции (строительные смеси, герметики, продукты питания). На выставке никогда не выкидывают компакт-диски.

 

Фирменные ручки и блокноты – вещь, безусловно, приятная, однако дорогостоящая. Хороший блокнот выйдет рублей в 70-130, ручка от 12 рублей/шт. К тому же их моментально разбирают собственные сотрудники и любители халявы, которые в изобилии ходят по каждой выставке. Из 200 комплектов до клиента  в лучшем случае дойдет 20.

 

Хитрости

- фирменная папка. Прайсы, напечатанные на обычной бумаге, в фирменной папке сразу смотрятся дорого и представительно. Картонная папка будет стоить около 17 руб/шт и активно будет использовать и после выставки.

- фирменная одежда: футболка, платок, кепка, значок. Стендистов должно быть видно издалека, и их не спутаю с посетителями выставки.

- фотографируйтесь на стенде, с посетителями, на выставке. Так проще вспомнить с кем вы общались, фото с выставки пригодится для будущих буклетов и для публикации пресс-релиза на корпоративном веб-сайте.

- возьмите с собой на выставку: металлические крючки из проволоки для повески баннера, скотч, удлинитель, переходник на евророзетку, пакет с канцтоварами.

- перед тем как ехать на выставку, предупредите коллег и знакомых, о том что вы будете отсутствовать, иначе телефонные звонки не дадут нормально работать на стенде.

- обязательно познакомьтесь со участниками выставки, обменяйтесь визитками, среди них тоже могут быть ваши потенциальные клиенты.

 

Организационные моменты:

- продумайте логистику. Как вы будете добираться до выставки со всеми коробками, стендами и баннерами. И кто их будет переносить и монтировать стенд.

- заранее забронируйте гостинцу, как альтернатива – аренда квартиры (обычно в 2 раза дешевле гостиницы).

- продумайте питание. Если питание включено в стоимость выставочного обслуживание, проверьте цену, обычный обед вам могут продать в 2 раза дороже фактической стоимости.

- лучше приехать на выставку за 1 день до начала, с вечера смонтировать стенд, и с утра, в чистой глаженной рубашке прибыть на место.

- выясните заранее, во сколько начинается и заканчивается работа выставочного павильона. Охрана может закрыть выставку и в 18 часов и в 21, необходимо вовремя демонтировать и увезти оборудование.

 

Надеюсь, ваше участие в выставке будет успешным! Удачных выставок!